Przechowywanie oraz zarządzanie dokumentami, które nierzadko zawierają wrażliwe dane o klientach, może być nieco problematyczne z punktu widzenia przedsiębiorcy. Dlatego też warto zadbać o to, by maksymalnie uprościć procedury oraz samo przechowywanie. W jaki sposób można to zrobić?
Digitalizacja dokumentów dla nowoczesnych
Dzięki przechowywaniu wszelkiej dokumentacji w wersji cyfrowej (czyli po prostu plików na komputerze), znacząco zmniejsza się przestrzeń, która jest potrzebna do ich przechowywania. Dzięki temu, nie ma konieczności wynajmowania odpowiednich pomieszczeń czy zakupu bezpiecznych regałów i wielu innych.
Digitalizacja niesie za sobą szereg korzyści finansowych w wielu różnych aspektach. Jakich?
- Miejsce
Przede wszystkim – wspomniana wyżej przestrzeń. Papierowe wersje rozmaitych dokumentów wymagają sporo miejsca. Dodatkowo, należy utrzymać je w odpowiednim porządku, a jedna pomyłka w tym zakresie może sprawić, że coś zaginie. Tymczasem, dokumenty w wersji zdigitalizowanej, nie zaginą przez czyjąś nieuwagę. Nie ma także konieczności ręcznego układania ich w odpowiedniej kolejności.
- Niższe koszty tworzenia dokumentów
Aby stworzyć i przechowywać konkretny dokument w wersji komputerowej, niezbędny jest dysk twardy, komputer i… prąd. Poza tym, nie ma konieczności zakupu takich elementów wyposażenia jak papier, teczki, drukarki, tusze czy tonery. Wersje cyfrowe są znacznie korzystniejsze dla kieszeni, ale również środowiska naturalnego. Brak konieczności zakupu papieru to mniej wyciętych drzew. Digitalizacja dokumentów łączy w sobie ekologię oraz ekonomię – wybierz dobrą ofertę z www.pwc.pl.
- Brak możliwości utraty dokumentów
Klasyczna, papierowa wersja dokumentacji jest podatna na uszkodzenia. Wraz z biegiem czasu, może dojść do wyblaknięcia wydruku czy ręcznego pisma. Papier żółknie i całość staje się coraz mniej czytelna, przez co nierzadko stare pliki ulegają zniszczeniu. Dodatkowo, papier może zamoknąć lub spalić się, czego nie można powiedzieć o dokumentach w wersji cyfrowej. Te są bezpiecznie przechowywane, na przykład na twardym dysku lub na firmowym serwerze. Nie ma znaczenia, czy będą się tam znajdować miesiąc, czy kilkadziesiąt lat – nie nadgryzie ich ząb czasu i wciąż będą tak samo czytelne.
- Łatwiejsze usuwanie
W przypadku dokumentów, które należy zutylizować po zakończeniu ich przetwarzania – te w wersji cyfrowej są znacznie łatwiejsze do usunięcia. Wystarczy umiejętnie wymazać plik z pamięci komputera i gotowe. Bez czasochłonnego wrzucania kartek do niszczarki!
Powyższe zalety są jedynie przykładowe. Wielu przedsiębiorców znajduje jeszcze więcej zalet dla digitalizacji.